株式会社トラスト

すべてのきっかけは、新型コロナウイルスの流行でした。とにかく密にならないようにするための対策を第一に考え、事務所に出社するのは、事務系のスタッフ最大2人までという出社制限を行いました。それ以外の人は、原則としてテレワークです。事務だけではなく、営業系のスタッフも基本的には直行・直帰とし、お客様とのやりとりも郵送や電話などの非対面での対応を積極的に行っていました。情報がないなか、必要に駆られてからの手探りでの対応であったため、最初のうちは相応の苦労がありました。自社で導入するツールなどについて、インターネットで情報収集を行い、従業員たちと協議しながら検討をしていきました。

一週間に一度、本社に集合して実施していた全社会議は、オンラインで実施する運用に切り替えました。生命保険を取り扱う関係上、お客様とのお打ち合わせは対面で実施する必要がありますが、社内の会議は大部分がオンライン会議システムによる実施にシフトしています。また、新たにVPNを導入したことで、社外からも会社にいるときと同じようにデータを取り扱える環境を整え、セキュリティと利便性のバランスに配慮した新しい労働環境の整備に取り組みました。ほかにも、勤怠管理の仕組みを見直し、デジタルデータで管理できるようになりました。給与計算の負荷が激減し、感染症対策をきっかけに様々な業務が効率化されました。

環境の変化に対応するスピードや基本的なITリテラシーについては、人によって少しずつ差があるため、取り組んで間もないうちは多少の苦労もありました。しかし、粘り強く取り組んでいくうちに、全スタッフが、新しい環境下で問題なくパフォーマンスを発揮できるようになりました。当社はもともと、遠方から通勤していたスタッフが多かったため、社内からは、通勤時間が減って、生活に余裕ができたという声があがってきています。テレワークの導入にあわせた就業規則も整備され、社内のあらゆることの効率化が進んだことにより、ひと皮むけた組織になれたと自負しております。

きっかけは新型コロナウイルスの感染拡大への対策でしたが、実際にテレワークを導入してみた結果として「こんなにも会社全体の効率化が進むのか！」という驚きの実感があります。直近では、自宅にいても会社の番号で受発信ができるクラウドPBX の導入を検討し、テレワーク環境をさらに整えていこうと思っています。保険という商材の特性やそれを扱う保険代理店という立場上、他の業界と比べて少し遅れているほか、法律として手が出せない部分も非常に多いです。しかし、まだまだ気付いていないツールや取り組みがあると思いますので、現状に満足することなく、常にアンテナを張って効率化に取り組んでいきたいと考えています。